隨著以計算機技術、通訊技術為代表的信息技術的發展,辦公自動化在企業的管理、經營活動中發揮著越來越重要的作用。人類社會正在進入知識經濟時代, 隨著經濟全球化的發展，企業要走上國際化發展道路，其分支機構、合作伙伴遍布全球，與不同國家、不同地區之間的大量業務往來，形成異地辦公的訴求；人員流動增多，形成移動辦公的訴求；信息與知識是企業占主導地位的資源。信息和知識是否能充分發揮作用,直接關系到企業的創造能力與管理效率。人們要求辦公自動化系統能適應不斷變化的辦公需求。辦公自動化系統要如何發展才能滿足用戶不斷增長和變化的需要,成為我們亟待解決的問題。
安徽淮化集團有限公司是皖北煤電集團控股的大型煤化工企業。母公司皖北煤電集團是安徽省屬重點企業集團，總資產為124億元，年銷售收入63億元，主營業務及產品有煤炭、發電、化工、非金屬材料加工等。淮化與美國德士古、英國克瓦那、丹麥托普索、意大利斯娜姆、法國液空、日本丸紅、日本宇部、德國林德公司等國際知名公司有著良好的合作關系、與國內多家大專院校和科研院所有著密切的合作，先后從國外引進過煤氣化、氨合成、凈化、尿素、空氣液化等多項專利技術和生產裝置。隨著淮化集團的多元化發展與壯大，企業規模日益龐大、員工眾多、辦公地點分散，整體的管理復雜度不斷提高，信息處理不及時，溝通不暢，協同工作效率低下等問題表現得日益突出，已經影響到集團戰略更加快步有效的向前推進。
一、OA方案的選擇
針對企業中出現的問題，淮化集團決定要構建一個以先進的網絡化業務平臺，以協同辦公為核心，整合綜合信息服務，將電子郵件、信息查詢、日常辦公、決策支持融為一體，構建集團辦公自動化系統，實現集團內信息無縫流傳與傳遞，提高企業的執行力、決策力和應變力，并能夠根據今后不斷發展的業務與管理需求進行靈活擴展，隨需應變。因此對企業來說，OA的引進非常重要，其OA平臺將是以GPRS(General Packet Radio Service)網絡為承載，全面支持各種主流辦公系統，支持手機、PDA、PC等終端設備對企業內部辦公系統的實時訪問，將信息溝通和數據傳遞到國內外任何一個有手機信號的地方，用戶使用該平臺如同在一個移動辦公室里工作。因此融協同、知識管理、個性化門戶訪問、良好的企業文化、系統整合和靈活的業務流程整合于一體的異地辦公、移動辦公、家庭辦公等等將成為OA發展的主要趨勢。
OA產品引進ezOffice協同辦公自動化平臺，建立統一的用戶訪問入口，提升企業的協同工作能力，形成對業務流程和信息資源的有效管理。
OA產品技術架構選用當前主流大型軟件所通用的J2EE架構進行設計和系統開發，采用多層架構的B/S結構，采用JAVA語言和技術，支持ORACLE、DB2等大型的主流數據庫，支持Windows、UNIX以及Linux等操作系統。
二、OA在企業管理中應用
安徽淮化集團有限公司于2003年5月引進了ezOffice協同辦公自動化平臺，2004年正式使用。辦公自動化軟件(OA)在淮化集團管理中的應用主要包括：知識管理、流程管理、公文管理、資源管理、辦公事務、協同辦公、網絡會議、內部論壇、內部電子郵件、內部呼叫等功能，可以完成網上協同辦公，及時發布信息，加強溝通，查閱文件檔案，實現公文的無紙化傳遞，提高工作效率。
1．知識管理：
知識管理是企業內部綜合的知識共享和交流平臺，用戶利用該平臺根據單位實際情況快速建立一個企業內部信息網站，欄目頻道可由系統管理員通過后臺管理系統快速建立。
系統管理員可賦權各欄目的信息發布者，各信息發布者發布信息時可指定專門的審批人，信息經審批后方可發布，也可直接發布。每條信息發布時可指定起始日期和結束日期，信息只有到起始日期后才會顯示，信息發布者可指定具體信息的可查看人，可將信息指定到某些部門或某些人查看。同時在知識管理的模塊下，各個部門也可以建立自己的部門信息主頁，部門主頁信息由部門管理員維護。
知識管理模塊可實現知識的積累、共享、利用與創新的全程管理，為企業內部信息發布及傳播提供場所，使企業的新聞、通知、公告、規章制度、各種類型文檔等能快速傳播；收集企業的各類信息資源，文檔資料，專家技能，形成內部的知識庫，實現知識的快速傳播與共享，從而提高團隊的學習能力，快速響應能力，提高員工技能素質；通過對企業內的各類文檔進行歸類管理、版本控制和權限管理，使員工能快速地獲得需要的文檔。
多維立體化相互關聯的信息管理，無論信息的來源、結構和存儲方式，都可通過統一知識管理平臺進行審核、編輯、分析，并按目標分發到外部門戶和內部門戶。
2． 流程管理
流程管理對公辦過程中的流程進行定義。流程管理主要功能實現公司各類文件的存檔和管理，由管理員建立按照辦公事務的分類建立辦公流程，建立流程中所有的表單，同時對每一步流程的節點環節進行定義，普通用戶在前臺辦公過程中從“工作流應用”中實現辦公事務的應用。工作流程實現用戶傳統手工辦理流程的電子化。圖形化的流程設置、靈活的智能表單創建，快速實現各類復雜的流程定制。協同管理平臺實現跨部門、跨單位、多人員、多任務的協同工作，在統一規劃統一調度和高效交流下完成，以強大的系統工作流引擎以及自定義平臺工具為基礎，創建協同管理平臺，打造高協同工作組織，實現共同目標。
3． 公文管理
公文管理包括收文管理、發文管理和公文查詢，提供了從收文登記、收文的擬辦、批示、承辦，發文的擬稿、核稿、會簽、簽發、形成發文文件等全自動辦理功能。
4． 資源管理
可設計調查的問卷，并可指定調查的范圍，調查的類型可以是單選也可以是多選；可以進行小車管理，可以維護、申請車輛，查看車輛使用狀態，保養和費用支出統計報表及其它需要的統計報表。領導日程安排:可以記錄一周或更長時間內領導的日程安裝,以供查詢。
5． 協同辦公
協同辦公為企業內部不同崗位的工作人員提供日常辦公、事務處理、分工協作的平臺，方便進行工作流的建立與管理，實現安全高效的公文流轉和工作流程。建立方便、穩定、安全的協作工作平臺，實現可定制的工作流和多種形式的內容發布系統；為企業內部各部門提供對辦公過程的管理和監控工具。該平臺的搭建，是協同工作和信息共享的實現手段，能提供強大的信息處理功能和簡單易用的用戶界面，方便用戶快速掌握，不斷提高應用效率。
每個員工都是一個辦公節點，所有與自己工作相關的信息和資源都可以直接得到。各個節點連接在一起形成一張動態的協同工作網，該辦公網以人為中心，以信息為血液，以工作流為橋梁，信息共通，反應敏捷，嚴謹高效，完全實現協同辦公。
6． 檔案管理
具備檔案的登錄、分類、組卷、案卷維護、統計查詢和檔案借閱管理。檔案管理從內容上分為文書檔案、科技檔案和實物檔案的管理。
檔案的登錄可以將系統中已有的收發文自動轉化為檔案登錄文件。根據規則對案卷進行分類、組卷。對已經形成檔案的文件可以修改、分卷、全卷及卷內文件調整及排序。可生成案卷目錄、卷內目錄、分類目錄、全引目錄、專題目錄、案卷封面、硬盒、案卷脊背、卷內備考表、著錄卡片、銷毀清冊等。
7．網絡會議
會議管理系統實現了會務信息、會議紀要安排和管理，提供了會議計劃、安排、人員、時間、場地、會議通知、會議紀要管理等會議全過程的自動化管理功能，從而實現會議管理自動化。
8．內部論壇
論壇是企業級內部BBS，由管理員在后臺設定討論區并設定相應討論區的版主。版主可以刪除帖子，回復帖子、按關鍵詞進行模糊查詢等功能，員工可在此交流意見或想法。BBS是員工之間相互溝通和協作的暢通渠道。在這里員工可提出問題，答復他人的問題，也可就某個問題共同參與，展開討論，交流感情等。系統考慮到管理的方便對所發表帖子進行實名跟蹤與IP的跟蹤，即系統自動記錄發帖人的實名及IP地址。
系統考慮到各部門之間辦公的獨立性，可設立企業級BBS及部門級BBS，企業級BBS對所有人都公開，部門級BBS對部門內部公開或對部門內部某個小組成員公開。
9．個人秘書(桌面、日程、工作計劃、收藏、備忘錄和信使服務)
桌面
用戶進入辦公系統的第一頁，在此用戶可看到最新通知、最新新聞、自已待處理的事務,今日日程安排、新郵件，及反饋信息列表。一天的工作安排一目了然。
日程
日程安排功能模塊可以管理個人的時間表和與他人共同協作的共享的時間表。個人時間表提供增加、修改、刪除、查詢和提醒功能，讓您在百忙之中井井有條地安排和處理各種事務，不會遺漏任何設定好的事務，提高工作效率減少差錯。與他人共同協作的共享時間表可以使團隊合作更加緊密，每個人在完成某項任務之后，可及時填寫處理結果，讓整個團隊隨時了解工作進展情況。
名片
存放個人的名片薄資料。可對個人的名片分組，可按用戶名等多關鍵字查詢。可把自己的名片薄共享至團隊。
收藏
個人的資料庫，可設置收藏類別，收藏自己關注的文章資料，網址鏈接等內容。
備忘錄
記錄自己的備忘的信息，可共享至其他人。
信使服務
當用戶有新郵件，新催辦，新文件等時提示用戶，起提醒作用。系統未打開時也可通過安裝客戶端插件來提示用戶。
三、OA應用成效
淮化集團辦公自動化(OA: OFFICE AUTOMATION)技術，通過B/S架構，利用Internet/Intranet實現網絡辦公。基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。OA使淮化實現了流程的規范、優化和自動化，實現公共信息的整合管理，建立通暢的信息流通渠道，有效溝通信息孤島，增強管理執行力，建立先進的員工辦公平臺，實現分布式協同辦公，通過協同辦公，最大限度的整合企業的人力、物力、財力，實現系統的最大應用價值，體現連接（Connection）、溝通（Communication）、協同（Collaboration）、監控（Control）的4C應用。辦公自動化(OA)的在企業管理中的應用，使淮化集團管理水平上了一個新臺階，2004年和2005年連續兩年淮化集團走進“中國信息化500強”行列。